يقوم مكتب الإرشاد التابع للجنة الزراعة والري وبعد تقديم الأوراق الثبوتية، بالعمل على إصدار التراخيص الخاصة بالحصادات والدراسات، وذلك ضمن الوحدات الإرشادية الموزعة ضمن أرياف مدينة الرقة، بالإضافة لإجراء كشف من قبل لجان مختصة، وتقوم الوحدة الإرشادية بقطع الرخصة ومن ثم توجيهها إلى لجنة الزراعة والري لقطع بطاقة الحصادة، والتي تحدد فيها كمية المحروقات لكل آلية.